WORKSHOP
Vi kartlägger er organisation och hjälper er igång
Offentlighetsprincipen fungerar bara om alla vet sin roll. Vi kartlägger er organisation, tar fram en informationshanteringsplan och ser till att varje roll får rätt information – så att de nya frågorna går att hantera utan att ta mer tid än nödvändigt.
Det här jobbar vi med
Enheter och roller
- Vilka enheter finns hos er?
- Vilka roller finns på varje enhet?
- Vem gör vad när en handling kommer in?
- Vem gör vad när ni upprättar en handling?
- Vem gör vad när någon begär ut en handling?
IT-system
Vi inventerar vilka system ni använder och vilken information som finns i dem, så att de kommer med i informationshanteringsplanen.
Informationshanteringsplan
Er egen plan för hur varje typ av handling hanteras: var den finns, hur länge den ska sparas och om den ofta innehåller sekretess. Har ni ingen plan ännu hjälper vi er att ta fram den.
Integrationer
Vid behov kopplar vi FortDocs till de system ni redan använder, till exempel SchoolSoft, Vklass, Meitner och Prorenata.
Rätt information till rätt roll
Varje roll får det den behöver veta – från den som öppnar posten till rektorn som fattar besluten.
Arbetet i diariet
Vanliga exempel: registrera en inkommen handling, koppla den till ett ärende och hantera en begäran om utlämnande.
Tre upplägg
Två dagar för större huvudmän och en dag för mindre. När ni börjar med FortDocs ingår dessutom en halvdag onboarding online.
TVÅ DAGAR
För större huvudmän
Huvudmän med många skolenheter. Vi bygger upp er struktur från grunden och tar fram er informationshanteringsplan.
① Dag 1 – Kartläggning
Vi kartlägger era enheter, rollerna på varje enhet och era IT-system.
② Dag 2 – Planen och diariet
Vi går igenom er informationshanteringsplan och arbetar med hur och vem som interagerar med diariet, och hur medarbetarna informeras.
9 000 kr + 1 500 kr per deltagare, exkl. moms
EN DAG
För mindre huvudmän
Huvudmän med en eller några få skolenheter. Vi utgår från en färdig informationshanteringsplan för skolverksamhet.
① Planen
Vi går igenom informationshanteringsplanen tillsammans och anpassar den efter er.
② Roller och diariet
Vem gör vad, hur medarbetarna informeras och hur det vanliga arbetet i diariet går till.
5 000 kr + 750 kr per deltagare, exkl. moms
HALVDAG ONLINE
Onboarding i FortDocs
När ni har valt FortDocs går vi igenom systemet tillsammans med er, på distans.
① Uppstart
Vi lägger upp er organisation, era användare och deras roller i FortDocs.
② Planen i systemet
Informationshanteringsplanen kopplas till diariet, så att varje typ av handling hanteras rätt från första dagen.
③ Integrationer
Vid behov kopplar vi FortDocs till era system, till exempel SchoolSoft, Vklass, Meitner eller Prorenata.
④ Det vanliga arbetet
Vi registrerar en inkommen handling, kopplar den till ett ärende och lämnar ut en handling, så att alla vet hur det går till.
Ingår för nya FortDocs-kunder
Så går dagarna till
Först förstår vi hur er organisation ser ut. Sedan gör vi planen och diariet konkret för varje roll.
DAG 1 · TVÅ DAGAR
Kartläggning
- Introduktion: varför roller och ansvar avgör om offentlighetsprincipen fungerar
- Era enheter: skolenheter, centrala funktioner och gemensam administration
- Roller per enhet: vem finns, vem tar emot vad och vem fattar beslut
- Informationsflöden: hur handlingar kommer in via e-post, post, lärplattform och telefon
- Era IT-system: vilka system ni använder och vilken information som finns i dem
- Sammanställning och nästa steg
DAG 2 · ELLER EN DAG
Planen och diariet
- Genomgång av informationshanteringsplanen
- Vem gör vad: rollerna kopplade till planen
- Så informerar ni medarbetarna
- Vanliga exempel i diariet
- Övningar på era egna fall
- Handlingsplan och avslutning
HALVDAG ONLINE
Onboarding i FortDocs
- Uppstart: er organisation, era användare och deras roller läggs upp i FortDocs
- Planen i systemet: informationshanteringsplanen kopplas till diariet
- Integrationer: vid behov kopplar vi FortDocs till till exempel SchoolSoft, Vklass, Meitner eller Prorenata
- Det vanliga arbetet: registrera en handling, koppla den till ett ärende och lämna ut
- Frågor och nästa steg
Det här har ni efteråt
- En informationshanteringsplan för er organisation, med era IT-system
- En tydlig bild av vilka roller som gör vad, per enhet
- Underlag för att informera medarbetarna
- Genomgångna exempel på det vanliga arbetet i diariet
- Med onboardingen: FortDocs uppsatt för er organisation
Vanliga frågor
Var hålls workshopen?
Hos er, eller digitalt om ni hellre vill det. Onboardingen i FortDocs hålls alltid online.
Hur många kan vara med?
Det finns inget tak, eftersom priset är per deltagare. Se till att huvudmannen, rektorerna och de som tar emot och registrerar handlingar är med.
Vilket upplägg passar oss?
Två dagar om ni har många skolenheter och behöver en plan från grunden. En dag om ni har en eller några få skolenheter och kan utgå från en färdig plan. Är ni osäkra hjälper vi er att välja.
Kan FortDocs kopplas till våra andra system?
Ja. Vid behov sätter vi upp integrationer med till exempel SchoolSoft, Vklass, Meitner och Prorenata.
Vad ingår i priset?
Workshopen och genomgångarna. I tvådagarsupplägget ingår också att vi tar fram er informationshanteringsplan. Onboardingen i FortDocs ingår för nya FortDocs-kunder.
Boka workshop eller onboarding
Berätta lite om er organisation, så hör vi av oss och bokar in en tid. Ring 08-525 009 03 eller mejla hej@fortdocs.se.