Diariesystem för friskolor – redo för offentlighetsprincipen 2027
Offentlighetsprincipen ställer nya krav på hur ni tar emot, registrerar och lämnar ut handlingar. Med FortDocs får ni ett modernt diarium som gör det mesta rätt från början, en AI-assistent som hjälper er i vardagen och en support som svarar på verksamhetens frågor.
Så hjälper vi er att göra rätt
FortDocs är ett diariesystem och e-arkiv för friskolor, förskolor och myndigheter. Från 1 januari 2027 gäller offentlighetsprincipen för fristående skolor. FortDocs hjälper er att registrera och bevara allmänna handlingar, med stöd från både AI och människor.
Moderna metoder för diariet
Informationshanteringsplanen är inbyggd. Välj handlingstyp, så följer sekretess, gallring och registrering med automatiskt – och ni kan alltid justera.
En AI-assistent vid er sida
Ställ frågor direkt i FortDocs och få hjälp med nästa steg i arbetet, där ni redan är.
Support som kan verksamheten
Behöver ni prata med en människa når ni vår support direkt. Vi hjälper till med verksamhetens frågor – inte bara med tekniken.
Workshop och onboarding
Vi hjälper er med roller, rutiner och informationshanteringsplan – i en workshop hos er eller digitalt, och med onboarding online när ni börjar med FortDocs.
SPEL
Registratorn – en vecka som registrator
Avgör vad som är allmän handling, pröva sekretess och lämna ut handlingar i tid. Varje vecka får du nya handlingar – klarar du dig utan kritik från JO?
WORKSHOP
Vi kartlägger er organisation och hjälper er igång
Offentlighetsprincipen fungerar bara om alla vet sin roll. Vi kartlägger er organisation, tar fram en informationshanteringsplan och ser till att varje roll får rätt information – så att de nya frågorna går att hantera utan att ta mer tid än nödvändigt.
- Kartläggning av era enheter och roller
- En informationshanteringsplan för er organisation
- Rätt information till rätt roll – från den som öppnar posten till rektorn
- Genomgång av det vanliga arbetet i diariet
Två dagar eller en dag · Hos er eller digitalt · För huvudman, rektorer och administratörer
BOKA DEMO
Se FortDocs i praktiken
Boka en demo, så visar vi hur FortDocs fungerar för just er verksamhet – diariet, arkivet och hur ni kommer igång.
Ring 08-525 009 03
Mejla hej@fortdocs.se
Videoserien Allmän handling
Korta filmer som förklarar vad en allmän handling är, när den ska diarieföras och hur den lämnas ut.
Offentlighetsprincipen gäller friskolor från 1 januari 2027
Från den 1 januari 2027 har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar hos fristående förskolor, skolor och fritidshem. Det gäller handlingar som kommer in eller upprättas från och med den dagen. Under 2027–2028 får alla huvudmän använda lättnadsreglerna, och från 2029 gäller de bara mindre huvudmän med högst 450 barn och elever (högst 100 barn för den som bara driver förskola). Rätten till insyn är densamma för alla: handlingar ska gå att hitta, sekretessprövas och lämnas ut inom rimlig tid.
FortDocs Diarium är byggt för att ni ska kunna komma igång i tid – och slippa ställa om den dag verksamheten växer.
Hela informationsflödet på ett ställe
FortDocs täcker hela livscykeln för digital information – från det ögonblick en handling kommer in tills den gallras eller bevaras för framtiden.
Diarium – registrera ärenden och handlingar när de kommer in, och lämna ut dem snabbt och rätt.
Insamling – sociala medier, webbsidor, video och poddar samlas in automatiskt i realtid.
Arkiv – bevara långsiktigt enligt OAIS i arkivbeständiga format, gallra med stöd och exportera till ert eget arkiv.
Det här ingår i FortDocs
Diarium och ärendehantering
Registrera ärenden och handlingar när de kommer in, med en klassificeringsstruktur som tål granskning.
E-arkiv enligt OAIS
Bevara information långsiktigt i arkivbeständiga format enligt OAIS (ISO 14721). Lagringen är ISO 27001-certifierad.
Sociala medier och webbplatser
Automatisk insamling av inlägg, kommentarer och webbsidor – sökbart och bevarat i sitt sammanhang.
Utlämnande och sekretess
Hitta, pröva och lämna ut handlingar snabbt och rätt.
Informationshanteringsplan
Koppla planen till systemet så att rätt handlingar bevaras och resten gallras med stöd.
Export och integration
Leverera SIP-paket till ert slutarkiv via FTP, Azure Blob Storage eller REST API – automatiskt eller manuellt.
Logga in som ni redan gör
Personalen loggar in på det sätt organisationen redan använder, och FortDocs följer era krav på säker inloggning.
Federerad inloggning (SSO)
Enkel inloggning med ert vanliga jobbkonto i Microsoft 365 (Entra ID) eller Google Workspace – ange jobbmejlen så kommer ni till er egen inloggning. Skolfederation på begäran.
Flerfaktorsautentisering (MFA)
Inloggning med e-post kräver alltid flerfaktor. Med jobbkonto gäller organisationens egna krav i Microsoft eller Google.
BankID
Logga in med BankID, som i sig är tvåfaktor. Ni väljer om BankID ska krävas av alla eller vara frivilligt per användare.
Tjänster från Eplicta
FortDocs är en del av Eplicta. Över 150 myndigheter använder redan Eplictas tjänster för att samla in, bevara och leverera digital information.
E-plikt som helhetstjänst
Eplicta samlar in, väljer ut, märker upp och levererar ert e-pliktiga material till Kungliga biblioteket.
Arkivering av sociala medier
Bevara organisationens konton med inlägg, kommentarer och reaktioner.
Webbarkivering
Regelbundna ögonblicksbilder av er webbplats i arkivbeständigt format.
Kom igång
Hör av er till hej@fortdocs.se eller ring 08-525 009 03, så visar vi hur FortDocs fungerar för just er verksamhet.